ÇAYELİ TSO Çalışma ve Organizasyon El Kitabı
ÖNSÖZ
Kalite kavramı ve anlayışı iş yaşamında özellikle son yıllarda üzerinde önemle durulan bir konudur. Üzerinde önemle ve sürekli olarak durulmasının da ötesinde iş yaşamındaki kalite kavramı, piyasa koşulları, yönetim anlayışı, çalışan ve müşteri beklentilerine bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Tarihsel süreçten baktığımızda ,kalite denilince akla ürün kalitesi gelmekte idi. Ancak günümüzde nihai ürün ve hizmetin kaliteli olması daha çok önem kazanıyor .
Çalışma yaşamında kaliteyi etkileyecek unsurlardan bahsederken bazı temel noktalar üzerinde yoğunlaşılabilir, fiziksel çevre, yönetim anlayışı, teknoloji, çalışma ilişkileri sisteminin kuralları ve insan.
Fiziksel çevre koşulları çalışan kişinin iş gereklerini yeterli düzeyde yerine getirebileceği şekilde dizayn edilmelidir. Çünkü sıcaklık, gürültü, ışıklandırma vb. birçok faktör çalışan verimini etkilemektedir. Zaten günümüz çalışma ortamında insanın etkinliğini artırabilmesi için çalışma ortamının dizaynına yönelik çalışmalar hem kanuni düzenlemeler hem de uluslar arası standartlar temelinde yapılmaktadır. Ayrıca bu alanda günümüzde ayrı bir bilim dalı olarak nitelenen “ergonomi” çalışmaları da geliştirilen yeni araçlar,gereçler, aparatlar ile insan kaynaklarının etkinliğini yani çalışma yaşamı kalitesine arttırmayı hedeflemektedir.
elbetteki kalite arttırmaya yönelik çalışmaların yapılabilmesi ancak kurumdaki yönetim anlayışının bu konudaki anlayışına bağlıdır. Kuruluş, çalışma yaşamında kalite kavramına inanıyorsa, İnsan kaynağına gerekli yatırımı yapıyorsa , ona göre kararlar alıyor ve uyguluyorsa kalite için büyük adım atmış demektir.
Kalitenin sağlanması için yukarıda belirtilen noktalar tabiki gerekli ama yeterli mi değil. İstenilen kalitede sonuç almak için işi en iyi şekilde yapacak kişinin seçilmesi şarttır. İstenilen kalitede sonuçlara ulaşmak için kişisel kalitesi yüksek çalışanlardan oluşmuş, profesyonel bir takıma ihtiyaç vardır. Yani kaliteli hizmet, kaliteli üretim ancak kaliteli insan kaynağının bulunduğu bir ortamda hayat bulabilir. Kişisel kalite; enerji, motivasyon, yetkinlik, pozitif olmak, kendisine ve başkalarına güvenmek ve güvenilir olmaktan gelmektedir. Çünkü insan kaynağının iyi sonuçlar çıkarması için belirli yetkinliklere, kişisel özelliklere sahip olması gerekmektedir
Kalitenin sağlanması için gerekli bir diğer nokta da, çalışanların takım olma bilincinin gelişmiş olmasıdır. Takım olma bilincinin gelişmesi, başarı yada başarısızlık durumunda herkesin bundan kendine pay çıkartmasını sağlayacak, dayanışma, yardımlaşma konularında kişilerin duyarlı olmasını sağlayacaktır. Biz bilinci gelişmiş çalışanlar birlikte kazanma coşkusunu duyacaklar, kişilerin iş tatmini artacak, motivasyon seviyesi yükselecek, kuruma aitlik ve kurum kültürü artacaktır
Kalitenin sağlanmasında önemli bir nokta da saygıdır. Bir iş ortamında kişiler kurum içindeki diğer kişilere yada üyelere saygı göstermek zorundadırlar. Saygı birlikteliğin temelini oluşturmak ve sürdürmek için en gerekli unsurların başında gelir. Kıyafetin düzgün olması, bir gülümseme, kişilerin isimlerini hatırlama, vücut dilini, jest ve mimikleri kullanma, dinleme, onaylama, empati kurmaya çalışma, “teşekkür ederim, rica ederim, merhaba, iyi günler” gibi kalp kazanıcı kelimeleri kullanma saygının gerekleridir.
Kaliteyi sağlayacak bileşenlerinden en önemlilerinden biri de müşteri odaklılıktır. Öncelikle müşteriyi tanımak ve anlamak gerekir. Müşterilerden geribildirim almalı ve bunlar kullanılmalıdır. Müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi için çaba harcanmalıdır. Şikayetler değerlendirmeli , kişiler hizmet verdikleri konuda kendilerini geliştirmelidir.
İnsanı geliştirmeye yönelik her türlü faaliyet, Hizmet kalitesini arttırmaya katkı sağlayacaktır. Çalışma yaşamında kalite için bireysel kalitenin arttırılmasını bir şart olarak düşünürsek, bu konuda en büyük görev insan kaynağına yani kişinin kendisine düşmektedir. Elbetteki kişilerin doğuştan getirdikleri özellikleri, yetenekleri vardır ama onları geliştirmek yada yenilerini kazanmak tamamen kişinin elindedir. Öyleyse çalışanlar da bu Eğitim vb aktivitelere gönülden katılmalı ve kendi gelişimi üzerindeki hak ve sorumluluklarını yerine getirmeye çalışmalıdır.
Kalite bir yaşam biçimidir ve bireyden başlayan kalite, kurumlara, topluma yaşama kalite katar.
GİRİŞ:
Bu Organizasyon El Kitabı ÇTSO Yöneticileri ve görev yapan personelin yetki ve sorumluluklarını tanımlamak üzere hazırlanmıştır ve tüm Yönetici ve Çalışanları kapsar.
Bu Organizasyon El Kitabında belirtilen yetki ve sorumlulukları dışında tüm personel ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında hazırlanan Prosedür, Talimat ve Kitaplarda yer alan ve Üst Yönetim tarafından hazırlanabilecek görevlendirme yazılarında belirtilebilecek yetki ve sorumluluklarını yerine getirmekten oda menfaatlerini korumaktan, oda proseslerinin geliştirilmesinde katkıda bulunmaktan, faaliyetleriyle ilgili uygunsuzluklarda düzeltici ve önleyici faaliyetleri başlatmak ve takip etmekten, kendisine bağlı çalışanların kontrol ve idaresinden ayrıca sorumluluğu altındaki alet, ekipman ve araçların korunması, uygun kullanımı ve öngörülen bakımlarının yapılmasından sorumludur.
MİSYON
Çayeli Ticaret ve Sanayi Odası olarak misyonumuz;
Toplam kalite Yönetimi anlayışı içinde; 5174 Sayılı Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile yürürlükteki diğer mevzuatların bize vermiş olduğu görevleri, teknolojinin imkânlarından en üst düzeyde faydalanarak, güler yüzlü, çağdaş ve müşteri memnuniyeti odaklı bir anlayışla üstün kalitede, verimli olarak müşterilerimize sunmaktır.
VİZYON
- İlçemizi, dünyaya açılımını sağlayacak doğa ve eko turizm merkezi haline getirmek.
- Özel sektörün yapısal ve güncel sorunlarının çözümü bilinciyle, iş dünyasının gelişmesinin önündeki engelleri saptamak ve kaldırılması için faaliyetlerde bulunmak,
- İlçemiz ve bölgenin kalkınmasının sağlanması amacıyla, kamu ve özel her türlü mesleki, bilimsel, toplumsal ve kültürel kuruluşlarla işbirliği yapmak,
- Hizmetlerimizi uluslararası standartlar düzeyine taşıyarak müşteri memnuniyetini en üst seviyeye taşımak,
- Komşu ülkeler başta olmak üzere mevcut dış ticaret ilişkilerinin arttırılması ve üyelerimizin dış ticaretinin gelişmesini sağlamak, olarak belirlenmesine
KALİTE POLİTİKASI
Çayeli Ticaret ve Sanayi Odası olarak ;
Üyelerimize yerel, ulusal ve uluslararası alanda hizmet sunarken; üyelerimizin beklentilerini ve gereksinimlerini yasalar doğrultusunda karşılamak, çoğulcu ve katılımcı yönetim anlayışını benimseyerek kolektif çalışma bilincinin oluşturulması amacıyla takım çalışması ve ekip ruhunu teşvik etmek, Hızlı, etkin, güler yüzlü hizmet anlayışı ve personel eğitimi ile müşteri memnuniyetini sağlamak, Yatırım ve istihdamı artırıcı ortamın oluşmasına katkıda bulunmak, Kurumsal saygınlığı artırarak öncü ve örnek bir kurum olma imajını sürdürmek, İlçemizin sosyal, kültürel ekonomik yaşam seviyesini yükseltmek, Kalite yönetim sistemini sürekli geliştirmek prensibiyle hareket etmek kalite politikamızdır
SORUMLULUKLAR
Bu Organizasyon El Kitabında yer alan görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinin sağlanmasından Genel Sekreter sorumludur.
PERSONEL NİTELİKLERİ
ÇTSO’ da görev yapacak personelin taşıması gereken nitelikler, ilgili personelin Görev Tanımında açıklanmıştır. Görev Tanımında belirtilen bu nitelikler personel alımlarında göz önünde bulundurulacaktır.
Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yer alan prosedür, talimat, kalite planları vb. dokümanlarda belirtilen görev ve sorumluluklarını yerine getirmenin yanı sıra sorumluluğu altındaki ana işlemler sınırlı olmamak kaydı ile aşağıdaki gibidir.
GÖREV TANIMLARI:
MECLİS GÖREV TANIMI:
Bölüm İsmi: Meclis
Bağlı Olduğu Kişinin Görev ve Unvanı: TOBB
Temel Fonksiyonları ve Sorumlulukları:
- Oda yönetim kurulu ve disiplin kurulu üyelerini seçmek.
- Kendi üyeleri arasından Birlik genel kurulu delegelerini seçmek.
- Yönetim kurulu tarafından yapılacak teklifleri inceleyip karara bağlamak.
- Uyulması zorunlu meslekî kararlar almak.
- Çalışma alanları içindeki ticarî ve sınaî örf, adet ve teamülleri tespit ve ilân etmek.
- Aylık mizanı ve aktarma taleplerini incelemek ve onaylamak.
- Üyeleri arasında veya üyelerin yapmış oldukları sözleşmede yer alması halinde bu sözleşmelerle ilgili olarak çıkan ihtilafları çözmek üzere tahkim müesseseleri kurmak, mahkemeler tarafından istenecek hakem ve bilirkişi listelerini onaylamak.
- Odaya kayıtlı üyeler hakkında disiplin kurulu tarafından teklif edilecek cezaları karara bağlamak.
- Yıllık bütçe ve kesin hesapları onaylamak ve yönetim kurulunu ibra etmek, sorumluluğu görülenler hakkında takibat işlemlerini başlatmak.
- Taşınmaz mal almaya, satmaya, inşa, ifraz, tevhit ve rehin etmeye, ödünç para almaya, kamulaştırma yapmaya, okul ve derslik yapmaya, bu Kanun hükümleri çerçevesinde şirket ve vakıf kurmaya veya kurulu şirketlere ortak olmaya karar vermek.
- Oda iç yönergesini kabul etmek ve Birliğin onayına sunmak.
- Yönetim kurulunca odaya kayıt zorunluluğuna veya üyelerin derecelerine ilişkin olarak verilecek kararlara karşı yapılan itirazları incelemek ve kesin karara bağlamak.
- Mesleklere ve sorunlara göre ihtisas komisyonları ve danışma kurulları kurmak.
- Yurt içi ve yurt dışı sınaî, ticarî ve ekonomik kuruluşlara üye olmak ve kongrelerine delege göndermek.
- Tahsili imkânsızlaşan alacakların takibinden vazgeçme veya ölen, ticareti terk eden ve odaya olan aidat borçlarını, yangın, sel, deprem ve benzeri tabiî afetler gibi, iradesi dışında meydana gelen mücbir sebeplerden dolayı ödeme güçlüğü içinde olan üyelerin aidat borçlarının ve gecikme zamlarının affı ve/veya yeniden yapılandırılmaları ile oda veya üyeler adına açılacak davalar konusunda yönetim kurulundan gelen teklifleri inceleyip karara bağlamak ve gerekli gördüğünde bu yetkisini yönetim kuruluna devretmek.
- Oda çalışmalarına veya Türk ekonomik hayatına önemli hizmetler vermiş kimselere meclisin üye tam sayısının üçte ikisinin kararıyla şeref üyeliği vermek.
- Yürürlükteki diğer mevzuatların verdiği görevleri yerine getirmek.
- Uygulama Esasları ÇTSO İç Yönergesinde tanımlanmıştır.
ARANAN NİTELİKLER:
- Yeni kurulan oda ve borsalar hariç en az iki yıldır oda ve borsaya kayıtlı olmak
- Seçim tarihinde yirmi beş yaşını doldurmuş olmak,
- İflas etmemiş ya da iflas etmiş olsa bile itibarını yeniden kazanmış olmak,
Türk Ceza Kanununun 53 üncü maddesinde belirtilen süreler geçmiş olsa bile; kasten işlenen bir suçtan dolayı beş yıl veya daha fazla süreyle ya da devletin güvenliğine karşı suçlar, Anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlar, zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama, kaçakçılık, vergi kaçakçılığı veya haksız mal edinme suçlarından hapis cezasına mahkûm olmamak,
- Ticarî ve sınaî kazanç dolayısıyla gelir veya kurumlar vergisi mükellefi olmak
- Okur-yazar olmak
MESLEK KOMİTESİ GÖREV TANIMI:
Bölüm İsmi: Meslek Komiteleri
Bağlı Olduğu Kişinin Görev ve Unvanı: Meclis
Olmadığı Zaman Kendisine Vekalet Edecek Kişi: Meslek komite başkanları yokluğunda yazılı ve süreli olarak başkan yardımcısına vekalet bırakır.
Temel Fonksiyonları ve Sorumlulukları:
- Meslekleri ile ilgili incelemeler yapmak, yararlı ve gerekli gördükleri tedbirleri görüşülmek üzere yönetim kuruluna teklif etmek.
- Meslek komitesiyle ilgili olarak meclis gündeminde yer alan konularda başkan, başkan yardımcısı veya uygun görülen üyelerin, oy kullanmamak üzere meclis toplantısına katılmasına karar vermek.
- Mesleklerine ait işler hakkında, meclis veya yönetim kurulu tarafından bilgi istenmesi halinde, bu konuda araştırma yapmak ve istemi cevaplandırmak.
- İlgili mevzuatla verilen diğer görevleri yerine getirmek.
- Meslek Komiteleri üye tamsayılarının çoğunluğu ile toplanır. Kararlar, toplantıya katılanların oy çokluğu ile verilir.
- Üyeler Meslek Komite Toplantılarında çekimser oy kullanmaz.
- Oda meslek komiteleri ayda bir, kurul başkanı veya yönetim kurulu başkanının çağrısı üzerine toplanır. Meslek komiteleri, gerektiğinde başkanları tarafından olağanüstü toplantıya çağrılabilir.
- Uygulama Esasları ÇTSO İç Yönergesinde tanımlanmıştır.
ARANAN NİTELİKLER:
- Yeni kurulan oda ve borsalar hariç en az iki yıldır oda ve borsaya kayıtlı olmak
- Seçim tarihinde yirmi beş yaşını doldurmuş olmak,
- İflas etmemiş ya da iflas etmiş olsa bile itibarını yeniden kazanmış olmak,
Türk Ceza Kanununun 53 üncü maddesinde belirtilen süreler geçmiş olsa bile; kasten işlenen bir suçtan dolayı beş yıl veya daha fazla süreyle ya da devletin güvenliğine karşı suçlar, Anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlar, zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama, kaçakçılık, vergi kaçakçılığı veya haksız mal edinme suçlarından hapis cezasına mahkûm olmamak,
- Ticarî ve sınaî kazanç dolayısıyla gelir veya kurumlar vergisi mükellefi olmak
- Okur-yazar olmak
DİSİPLİN KURULU GÖREV TANIMI:
Bölüm İsmi: Disiplin Kurulu
Bağlı Olduğu Kişinin Görev ve Unvanı: Meclis
Olmadığı Zaman Kendisine Vekalet Edecek Kişi: Disiplin kurulu Başkanı yokluğunda en yaşlı disiplin kurulu üyesi.
Temel Fonksiyonları ve Sorumlulukları:
- Üyeler toplantı başlamadan önce hazirun cetvelini imza ederler,
- Gündem maddeleri gündemdeki sıraya göre müzakere etmek. Ancak bu sıra çoğunluk kararı ile bozulabilir.
- Üyeler ismini yazdırmadan veya Başkandan izin almadan konuşamaz. Konuşmalar Başkanın izni ile oturulan yerden yapılır.
- İsterse konuşma sürelerini sınırlayıcı karar almak.
- Üyelerin disiplin soruşturmalarını “Oda ve Borsa Üyelerine Verilecek Disiplin ve Para Cezaları İle Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu Hakkında Yönetmelik”te öngörülen usul ve esaslara uygun olarak yürütmek.
- Üyeler hakkında meclise, disiplin ve para cezası verilmesini önermek.
- Uygulama Esasları ÇTSO İç Yönergesinde tanımlanmıştır.
ARANAN NİTELİKLER:
- Yeni kurulan oda ve borsalar hariç en az iki yıldır oda ve borsaya kayıtlı olmak
- Seçim tarihinde yirmi beş yaşını doldurmuş olmak,
- İflas etmemiş ya da iflas etmiş olsa bile itibarını yeniden kazanmış olmak,
Türk Ceza Kanununun 53 üncü maddesinde belirtilen süreler geçmiş olsa bile; kasten işlenen bir suçtan dolayı beş yıl veya daha fazla süreyle ya da devletin güvenliğine karşı suçlar, Anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlar, zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama, kaçakçılık, vergi kaçakçılığı veya haksız mal edinme suçlarından hapis cezasına mahkûm olmamak,
- Ticarî ve sınaî kazanç dolayısıyla gelir veya kurumlar vergisi mükellefi olmak
- Okur-yazar olmak
YÖNETİM KURULU GÖREV TANIMI:
Bölüm İsmi: Yönetim Kurulu
Kendisine Bağlı Kişilerin Görev ve Unvanı: Genel Sekreter, Kalite Yönetim temsilcisi, Ticaret Sicil Servisi, Muhasebe Servisi, Oda Sicil Servisi, Satın alma Komisyonu, İç Hizmetler Servisi.
Olmadığı Zaman Kendisine Vekalet Edecek Kişi: Yönetim Kurulu başkanının görevlendirdiği yönetim kurulu vekillerinden biri
Temel Fonksiyonları ve Sorumlulukları:
- Mevzuat ve meclis kararları çerçevesinde oda işlerini yürütmek.
- Bütçeyi, kesin hesabı ve aktarma tekliflerini ve bunlara ilişkin raporları oda meclisine sunmak.
- Aylık hesap raporunu oda meclisinin incelemesi ve onayına sunmak.
- Üyeler toplantı başlamadan önce hazirun cetvelini imza etmek,
- Oda personelinin işe alınmalarına ve görevlerine son verilmesine, yükselme ve nakillerine karar vermek.
- Disiplin kurulunun soruşturma yapmasına karar vermek, bu Kanun uyarınca verilen disiplin ve para cezalarının uygulanmasını sağlamak.
- Hakem, bilirkişi ve eksper listelerini hazırlamak ve onaylanmak üzere meclise sunmak.
- Bu Kanunda ve ilgili mevzuatta öngörülen belgeleri tasdik etmek.
- Odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadî ve sınaî durumu hakkında yıllık rapor hazırlayıp meclise sunmak.
- Hazırladığı oda iç yönergesini meclise sunmak.
- Ticaret ve sanayiye ait her türlü incelemeyi yapmak, çalışma alanı içindeki ticarî ve sınaî faaliyetlere ait endeks ve istatistikleri tutmak ve meclisçe belirlenen maddelerin piyasa fiyatlarını takip ve kaydetmek ve bunları uygun vasıtalarla ilân etmek.
- Oda personelinin disiplin işlerini bu Kanunda ve ilgili mevzuatta öngörülen esas ve usuller çerçevesinde karara bağlamak.
- Yüksek düzeyde vergi ödeyen, ihracat yapan, teknoloji geliştiren üyelerini ödüllendirmek.
- Bütçede karşılığı bulunması kaydıyla sosyal faaliyetleri desteklemek ve özendirmek, bağış ve yardımlarda bulunmak, burs vermek, meclis onayı ile okul ve derslik yapmak.
- Hakem veya hakem heyeti seçmek,
- Kalite Yönetim Temsilcisini atamak,
- 5174 Sayılı kanunla ve sair mevzuatla odalara verilen ve özel olarak başka bir oda organına bırakılmayan diğer görevleri yerine getirmek.
- Üyeler ismini yazdırmadan veya Başkandan izin almadan konuşmamak. Konuşmalar Başkanın izni ile yapmak.
- Gündem maddeleri gündemdeki sıraya göre müzakere etmek. Ancak bu sıra çoğunluk kararı ile bozulabilecektir.
- Yönetim Kurulu isterse konuşma sürelerini sınırlayıcı karar alabilir.
- Uygulama Esasları ÇTSO İç Yönergesinde tanımlanmıştır.
ARANAN NİTELİKLER:
- Yeni kurulan oda ve borsalar hariç en az iki yıldır oda ve borsaya kayıtlı olmak
- Seçim tarihinde yirmi beş yaşını doldurmuş olmak,
- İflas etmemiş ya da iflas etmiş olsa bile itibarını yeniden kazanmış olmak,
Türk Ceza Kanununun 53 üncü maddesinde belirtilen süreler geçmiş olsa bile; kasten işlenen bir suçtan dolayı beş yıl veya daha fazla süreyle ya da devletin güvenliğine karşı suçlar, Anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlar, zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama, kaçakçılık, vergi kaçakçılığı veya haksız mal edinme suçlarından hapis cezasına mahkûm olmamak,
- Ticarî ve sınaî kazanç dolayısıyla gelir veya kurumlar vergisi mükellefi olmak
- Okur-yazar olmak
GENEL SEKRETER GÖREV TANIMI:
Bölüm İsmi: Genel Sekreter
Bağlı Olduğu Kişinin Görev ve Unvanı: Yönetim Kurulu
Kendisine Bağlı Kişilerin Görev ve Unvanı: Kalite Yönetim Temsilcisi, Ticaret Sicil Servisi, Muhasebe Servisi, Oda Sicil Servisi, İç Hizmetler Servisi.
Olmadığı Zaman Kendisine Vekalet Edecek Kişi: Birim amirlerinden biri yönetim kurulu başkanı onayıyla vekalet eder.
Temel Fonksiyonları ve Sorumlulukları:
- Çayeli Ticaret ve Sanayi Odası mevzuatına ve teamüllerine uymak, Çayeli Ticaret ve Sanayi Odası ile ilgili merciler ve/ veya resmi merciler ve / veya resmi ve özel kuruluşlar nezrinde Çayeli Sanayi Odası mevzuatı da yer alan kurallar ve ilkeler göz önünde bulundurarak temsil etmek ve Çayeli Ticaret Sanayi Odasının yararına davranmakla yükümlüdür.
- Çayeli Ticaret ve Sanayi Odasının gerekli gördüğü tüm eğitim çalışmalarına katılmak ve tamamlamakla yükümlüdür.
- Çayeli Ticaret ve Sanayi Odasına ait her türlü gizli bilgiyi saklamakla yükümlüdür.
- Kendisine teslim edilen tüm malzemeyi, teçhizatı, araç, gereç, makine ile evrak ve belgeleri özenle korumak ve kullanmak,
- ÇAYELİ TSO’nun işlem ve yazışmalarını idare etmek,
- ÇAYELİ TSO tarafından verilen belgeleri tanzim ettirmek ve bu belgelerin hazırlanması için gerekli bilgilerin toplanmasını sağlamak,
- ÇAYELİ TSO’nun Bütçe Taslağını hazırlayarak, Yönetim Kurulu’na sunmak,
- Demirbaş ve ayniyat kayıtlarının düzenlenmesini ve saklanmasını sağlamak,
- Ticaret Sicili işlerini idare etmek,
- Yapılacak yayınları idare etmek,
- Personelin sicil dosyalarını hazırlanması ve saklanması ,
- 5174 Sayılı Kanunun gereğince Yönetim Kurulu tarafından kendisine devredilecek olan yetkileri kullanmak,
- Odamız Kalite Politikası Doğrultusunda çalışır. Biriminin kalite hedeflerini belirleyerek; Kalite Sistemi gereği oluşturulan prosedürleri, prosesleri ve talimatları uygulanmasını sağlamak,
- ÇAYELİ TSO personelinin sevk ve idaresi ile disiplinini sağlamak, personel arasındaki koordinasyonu sağlamak,
- Hizmet sunum servislerinde genel hizmetlerin en iyi şekilde yürütülmesi servisin, temizlik düzen ve disiplinin tam ve mükemmel olması için gerekli tedbirleri alır ve denetlemelerde bulunur,
- Serviste kullanılan araçların en iyi şekilde korunmalarını ve gereçlerin israfına meydan verilmeyecek şekilde yerinde sarf edilmelerini denetler.
- Birimin yıllık eğitim ihtiyaçlarını belirler ve hazırlanan plan doğrultusunda personelini eğitime yönlendirir.
- Odanın işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit eder önleyici faaliyetleri belirler Bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite Yönetim Temsilcisi’ ne bildirir. DÖF sonucunda bulunan çözümlerin uygulamaların doğruluğunu onaylar.
- Statü olarak alt birimlerine ait Oda işleyişi ve hizmet birimleri ile ilgili Kalite Dokümanlarını onaylamak,
- Teamül, örf ve adetleri tespit etmek amacıyla gerekli çalışmaları yapmak,
- 5174 Sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak,
- ÇAYELİ TSO Meclisi ve Yönetim Kurulu tarafından verilecek diğer işleri yapmak.
- Muhasebe ile ilgili işlemleri yapmak .
- Oda Sicil ile ilgili işlemleri yapmak .
- Akreditasyon ve Kalite Yönetim sistemi ile ilgili işlemleri yapmak .
- İç Ticaret İle ilgili İşlemler Yapmak
- Haberleşme ve Basın İşlemlerini Yürütmek
Etiketler:Genel Sekreterlik,
ARANAN NİTELİKLER:
- Türk vatandaşı olmak.
- Kamu haklarından mahrum olmamak.
- Askerlikle ilişiği bulunmamak
- Taksirli suçlar ve bentte sayılan suçlar dışında tecil edilmiş hükümler hariç olmak
üzere; ağır hapis veya altı aydan fazla hapis veya affa uğramış olsalar dahi Devletin
şahsiyetine karşı işlenen suçlarla, zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık,
sahtecilik,
inancı kötüye kullanma, dolanlı iflas gibi yüz kızartıcı veya şeref ve haysiyeti kırıcı
suçlardan
veya kaçakçılık, resmî ihale ve alım satımlara fesat karıştırma, Devlet sırlarını açığa
vurma suçlarından dolayı hükümlü bulunmamak
- Görevini devamlı yapmasına engel olabilecek vücut veya akıl hastalığı veya vücut
sakatlığı ile özürlü bulunmamak.
- Mühendislik, iktisat, işletme, maliye, hukuk ve kamu yönetimi gibi alanlarda en az dört
yıllık yüksek öğrenim kurumu mezunu olmak.
- Kamuda veya özel sektörde en az beş yıl iş tecrübesine sahip olmak
KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ GÖREV TANIMI:
Bölüm İsmi: Kalite Yönetim Temsilcisi
Bağlı Olduğu Kişinin Görev ve Unvanı: Genel Sekreter
Olmadığı Zaman Kendisine Vekalet Edecek Kişi: Genel Sekreter
- Akreditasyon ve ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi ve Akreditasyon dokümanlarında ve
kapsamında yer alan tüm yetki ve sorumluluklarını kullanmak ve yerine getirmekle
sorumludur
- Kalite Sistemi ve Akreditasyon ile ilgili olarak dış kuruluşlara karşı odayı temsil eder,
- Odanın kalite problemlerinin çözümü ve kalite ile ilgili her türlü bildirimin yapılması için ilk mercidir.
- Kalite biriminin sorumlusudur.
- Genel Sekreter’e Kalite Sisteminin işleyişi, etkinliği ve problemleri hakkında rapor vermek,
- Yönetimi Gözden Geçirme Toplantılarını organize etmek, Toplantı tutanaklarının tutulması ve katılımcılara dağıtılmasını sağlamak,
- Yönetim Gözden geçirmesine ve iyileştirilmesine esas alınması amacıyla, kalite sisteminin performansı konusunda yönetime rapor vermek.
- Genel Sekreter tarafından onaylanarak yürürlüğe giren Kalite El Kitabını ve tüm sistem dokümanlarının kontrolünü yapmak,
- İç denetimlerin organize etmek, gerçekleştirilmesini sağlamak, sağlamak ve gelen sonuçlara göre genel bir rapor hazırlamak,
- Üye şikayetlerinin almak, takip etmek, gerekiyorsa kurum içine duyurmak, kayıt altına almak, ve kalite sistemini ilgilendiren her türlü anket çalışmasını yapmak ve değerlendirmek,
- Düzeltici Önleyici Faaliyetlerin koordinasyonunu ve sonuçlandırılmasını takip etmek,
- Kalite biriminin çalışmalarını koordine etmek,
- Kalite Sistemi gereği oluşturulan prosedürlerin, proseslerin ve talimatların uygulanmasını sağlar.
ARANAN NİTELİKLER:
- Üniversite veya Yüksekokul mezunu olmak
- ISO Standartları ve direktifleri konularında eğitim almış olmak
- Konusunda en az 3 yıllık deneyime sahip olmak
- Planlama, organize etme, yürütme, takip etme, karar alma, sorun analizi
- yönetimsel uygulamalar ve beşeri ilişkiler konularında bilgi ve yetenekli olmak
- Bilgisayar ve ofis programları kullanabilmek
TİCARET SİCİL MEMURU GÖREV TANIMI:
Bölüm İsmi: Ticaret Sicil Servisi
Bağlı Olduğu Kişinin Görev ve Unvanı: Genel Sekreter
Olmadığı Zaman Kendisine Vekalet Edecek Kişi: Genel Sekreterin görevlendireceği oda memurlarından biri.
Temel Fonksiyonları ve Sorumlulukları:
- Ticaret sicili işlemlerini düzenli bir şekilde yürütmek,
- Ticaret sicili ile ilgili defter, dosya ve evrakları hazırlatmak, işlemek ve muhafazasını sağlamak,
- T.T.K.’nu ve Ticaret Sicili Tüzüğü gereğince gerçek ve tüzel kişilerin ticaret sicillerini tutmak
- T.T.K.’na göre ticaret siciline kayıt olması gerekenleri tespit edip kayıtlarını yapıp Odaya bildirmek,
- Resmi kurumlardan gelen Gerçek ve tüzel kişilerin ticaret sicilleri ile ilgili yazılara cevap vermek.
- Günlük kayıt, tadil ve terkinleri Odaya bildirmek,
- Üyelerin sicillerinde vuku bulacak değişiklikler ile ilgili işlemleri, TTK ve TST Genel Çalışma talimatına uygun olarak yerine getirmek,
- Genel Sekreter tarafından Ticaret Sicili Memurluğu’na havale edilen Ticaret Sicil servisi ile ilgili yazılara cevap vermek,
- Ticaret Sicil Memuru, Ticaret Sicil Memurluğunda görevli memurlar ve diğer birimler arasında koordinasyonun sağlanması ve bu servisin genel işleyişini yapmak,
- 28.08.1998 tarih 23447 sayılı resmi gazetede yayınlanan Ticaret Sicil Tüzüğünde belirlenen; İş Çevresi, Teşkilatı, Sicil Memurlarının Ehliyet Şartları, Nezaret ve Murakabe, Tabi Olacağı Hükümler Sicil Muamelelerinin Tabi Olduğu Hükümler Sicildeki Kayıtların Eksiksiz Oluşu ve Düzeltmeler, Aleniyet ve Harç Mükellefiyetinin belirlendiği Umumi Hükümlerde görev ehliyeti, sınırları, hakları ve yükümlülükleri yerine getirmek,
- Biriminin işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek, önleyici faaliyetleri önermek, Bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite Yönetim Temsilcisine bildirmek,
- Odanın genel çalışma talimatına uygun hareket etmek,
- 5174 Sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak,
- Yönetmelikler ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde görevleri yapmak.
ARANAN NİTELİKLER:
- Hukuk fakültesi mezunu, bulunamadığı takdirde siyasal bilgiler, iktisat, maliye, işletme, kamu yönetimi, iktisadi ve idari bilimler fakülteleri veya aynı nitelikte en az 4 yıllık eğitim veren yüksek okul mezunu m olmak
- Takım çalışması ruhuna sahip olmak
- Planlama, organize etme, yürütme, takip etme, karar alma, sorun analizi
- yönetimsel uygulamalar ve beşeri ilişkiler konularında bilgi ve yetenekli olmak
MUHASEBE SERVİSİ GÖREV TANIMI:
Bölüm İsmi: Muhasebe Servisi
Bağlı Olduğu Kişinin Görev ve Unvanı: Genel Sekreter
Olmadığı Zaman Kendisine Vekalet Edecek Kişi: Genel Sekreterin görevlendireceği oda memurlarından biri.
Temel Fonksiyonları ve Sorumlulukları:
- Aylık ve yıllık mizanı ve yıllık bilançoyu kanun, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak hazırlayarak Genel Sekreterliğe sunmak.
- Bütçe tahsilatının yetersiz kaldığı durumlarda fasıllar ve maddeler arasında aktarma yapılmasını Genel Sekreterliği iletmek,
- Tahsilat Servisi ile birlikte üyelerin yıllık aidat ve munzam aidatlarının tahakkuk ve tahsilatının yapılmasını, tahsil olunmayanların takibini, borçlu duruma düşen üyelerin de tespitini sağlamak, tahsili imkansız hale gelmiş alacakları Genel Sekretere iletmek,
- Odanın nakit mevduat durumunu takip etmek, vadesi geldiğinde vadesini yenilemek ve ilgili hesaplara intikal ettirilmesini sağlamak.
- Bütçe Komisyonu toplantıları için gerekli hazırlıkların yapılmasını, toplantıların organize edilmesini, alınan kararlarının muhafazasını sağlamak, ve kararların gereğini yapmak, alınan kararlar yönetim kurulu onayı gerektiriyorsa bu konuda genel sekreter bilgi vermek, yönetim kurulunda alınan kararları mevzuat ve yasalara uygun şekilde yerine getirmek,
- Bina, tesisat ve demirbaşların numaralandırılması, demirbaş defterine kaydedilmesi, eskilerin demirbaş defterinden silinmesi işlerinin düzenli yapılmasını sağlamak,
- Genel Sekreterlikçe Muhasebe Servisi’ne havale edilen yazılara cevap vermek,
- Odanın işleyişi ile ilgili satın alma faaliyetlerinin yerine getirilmesini yönetim kurulunca görevlendirilen komisyon veya kişi ile birlikte sağlamak,
- Oda personelinin maaş, ikramiye, fazla mesai ve vergi iade bordrolarını hazırlamak, maaşların dağıtılması için gerekli para transferlerini ve yazışmaları yapmak ve dosyalamak
- Aylık muhtasar beyannameleri ile özel gider indirim bordrolarının düzenlenmesini sağlamak,
- Muhasebe defter ve evraklarını tutmak, bu evrakları dosyalamak ve saklamak,
- Oda Banka ve diğer ilgililerle her ay sonu hesap mutabakatı yapmak ve avans hesaplarını takip etmek,
- Oda gayri menkullerinin kira işlemlerini takip ve tanzim etmek, bu konuda gerekli ödemeleri ve tahsilatları gerçekleştirmek,
- Ödemelerin bütçeye uygun olarak yapılmasını takip etmek. Muhtemel tahsisatın aşımlarını önceden tespit etmek ve ilgililere duyurmak,
- Oda ihtiyacı için satın alınan malzemeleri talep sahibine ulaştırmak ve stoktaki ürünleri muhafaza etmek,
- Çalışan personelin maaş bordroları ve ikramiyelerini yapmak ve dosyalamak.
- Oda bütçesinden sandık payını Odalar, Borsalar ve Birlik Bütçelerinden Türkiye Odalar, Borsalar ve Birlik Personeli Sigorta ve Emekli Sandığı Vakfına Ayrılan Payın Kullanılmasına İlişkin Yönetmelik hükümlerine uygun olarak ödenmesi
- Odanın muhtasar beyanname, vergi ve bunlar gibi yasalara dayanan ödemelerinin tümünü ilgili mevzuatlar çerçevesinde gerekiyorsa beyannamelerini de doldurarak yapmak,
- Personel dosyalarını muhafaza etmek,
- Personel izin çizelgesini tutmak,
- Yıl sonunda oda tarafından kullanılacak kanuni defterleri notere tasdik ettirmek,
- Muhasebe Servisi Genel çalışma talimatına uygun hizmet vermek,
- Biriminin işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek, önleyici faaliyetleri önermek, Bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite Yönetim Temsilcisine bildirmek,
- Odanın genel çalışma talimatına uygun hareket etmek,
- 5174 Sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak,
- Yönetmelikler ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak.
ARANAN NİTELİKLER:
- Üniversite veya Yüksekokul mezunu olmak
- Takım çalışması ruhuna sahip olmak
- Planlama, organize etme, yürütme, takip etme, karar alma, sorun analizi
- yönetimsel uygulamalar ve beşeri ilişkiler konularında bilgi ve yetenekli olmak
- Bilgisayar ve ofis programları kullanabilmek
- yönetimsel uygulamalar ve beşeri ilişkiler konularında bilgi ve yetenekli olmak
- Bilgisayar ve ofis programları kullanabilmek
ODA SİCİL MEMURU GÖREV TANIMI:
Bölüm İsmi: Oda Sicil Servisi
Bağlı Olduğu Kişinin Görev ve Unvanı: Genel Sekreter
Olmadığı Zaman Kendisine Vekalet Edecek Kişi: Genel Sekreterin görevlendireceği oda memurlarından biri.
Temel Fonksiyonları ve Sorumlulukları:
- Oda sicili işlemlerini yürütmek,
- Oda sicili ile ilgili defter, dosya ve evrakları hazırlatmak, işlemek ve muhafazasını sağlamak,
- Üye dosyalarında bulunan belgelerin noter tasdiği gerektirmeyenlerin suretlerini çıkarmak ve onaylanmak üzere Genel Sekreter’liğe sunmak,
- Üyelerinin talebi üzerine oda sicil kayıt sureti, faaliyet belgesi, ihaleden men cezası olmadığına dair belge, yurt dışı çıkış fonu muaflık belgesi ve bu gibi oda sicili ilgili belgeleri hazırlayıp onay için genel sekreterliğe sunmak,
- Kanun ve Yönetmelikler çerçevesinde Oda Üyelerinin işlemlerini yürütmek,
- Üyelerin Sicil dosyalarını düzenlemek ve saklamak, sicil defterlerini tutmak, üyelerin durumlarındaki değişiklikleri takip ve tespit ederek usulüne göre defterlere işlemek,
- Proforma fatura, piyasa fiyat uygunluklarının onayı
- Üyelerin gruplandırılması ve derecelendirilmesi için her türlü hazırlık çalışmasını yapmak,
- Aylık fiyat tahmin ve tespitlerine ilişkin muamelelerle ilgili piyasa derlemesi yapmak, istatistik ve fiyat endeksleri tutmak, Yönetim Kurulu ve gerekli kuruluşlara sunmak,
- Meslek komitelerinin seçilmesi döneminde seçim işlerinin aksamadan yürümesi için gerekli hizmeti vermek,
- ÇTSO üyelerinin oda sicil durumları hakkında ilgili kuruluşlarla gerekli yazışmaları yürütmek,
- Genel Sekreter tarafından Oda Sicil Servisine havale edilen yazılara cevap vermek,
- Oda Sicil Servisini diğer birimler arasında koordinasyonun sağlamak ve bu servisin genel işleyişini sağlamak,
- Üye bilgilerinin güncel tutulması için gerekli çalışmaları yapmak,
- Oda üyelerine Kimlik Kartı Düzenleme Talimatına uygun olarak kimlik kartı hazırlamak ve ilgilisine teslim etmek,
- Üyelerinin grup, adres, unvan, sermaye, iş konusu gibi sicillerinde vuku bulacak her türlü tadil değişikliklerini kontrol etmek gerekli olanları yönetim kuruluna sunmak onay alındıktan sonra, bilgisayara işlemek, oda sicil kayıt ve Oda Sicil defterine işlemek, unvan, oda sicil numarası, meslek grubu gibi değişiklikleri ayrıca fihriste işlemek, bu işlemlerle ilgili Ticaret Sicil Servisinden gelen belgeleri üye dosyasında muhafaza etmek,
- Yeni kaydolacak üyelerin dosyalarını incelemek eksiklerin giderilmesini sağlamak, oda kayıt numarasını vermek, kaydolanların meslek komitesini belirleyerek Yönetim Kurulundan onay alınmak üzere Genel Sekreterliğe sunmak, üyeliği Yönetim Kurulunca kabul edilen yeni üyelerin bilgilerini bilgisayar programına, fihriste, oda sicil ve Oda Sicil defterine işlemek, yeni üye dosyası oluşturarak ilgili dolaba kaldırmak, yeni üyeye kayıt tebligatı göndermek,
- Üyeliği terk edecekler için, Yönetim Kurulunun onayının ardından, oda üyeliğini kapatmak, bilgisayar programına, üye dosyasına, fihriste, oda sicil ve Oda Sicil defterine işlemek ve dosyayı arşivlemek,
- Odamız yayın organı olan Çayeli Ticaret Gazetesini üyelerimize ve ilgili kurum ve kuruluşlara göndermek,
- Biriminin işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek, önleyici faaliyetleri önermek, Bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite Yönetim Temsilcisine bildirmek,
- Odanın genel çalışma talimatına uygun hareket etmek,
- 5174 Sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak,
- Yönetmelikler ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak.
ARANAN NİTELİKLER:
- Üniversite veya Yüksekokul mezunu olmak
- Takım çalışması ruhuna sahip olmak
- Planlama, organize etme, yürütme, takip etme, karar alma, sorun analizi
- yönetimsel uygulamalar ve beşeri ilişkiler konularında bilgi ve yetenekli olmak
- Bilgisayar ve ofis programları kullanabilmek
İÇ HİZMETLER GÖREV TANIMI:
Bölüm İsmi: İç Hizmetler Servisi
Bağlı Olduğu Kişinin Görev ve Unvanı: Genel Sekreter
Olmadığı Zaman Kendisine Vekalet Edecek Kişi: Genel Sekreterin görevlendireceği oda memurlarından biri.
Temel Fonksiyonları ve Sorumlulukları:
- Oda binası hizmet katının temizlik işlerini yapmak, gerekli
- temizlik malzemelerini temin etmek,
- Resmi bayram ve tatil günlerinde, bayrak asılmasını ve indirilmesini, gerektiğinde Genel Sekreterin isteği ile bu günlere ait programları uygulamak,
- Odanın organlarını oluşturanların, Genel Sekreter ile memurlarının büro içi hizmetlerine amirlerinin gerekli gördüğü hallerde yardım etmek,
- Büro içi iç hizmetleri (çay sunmak, meşrubat sunmak, gazete ve mecmua almak,…v.s.) işleri günlük ve usulüne uygun olarak yerine getirmek.
- Odanın dergi, gazete, haber bülteni gibi yayın faaliyetlerini ilgililerine iletilmesini temin için Oda Sicil birimiyle koordineli çalışmak,
- Odanın yaptığı organizasyonların davetiyelerini dağıtmak veya postalamak için Sekreter ve Oda Sicil Memuruyla koordineli çalışmak,
- Odamız organizasyonlarında Halkla İlişkilerle ilgili verilen görevleri yerine getirmek,
- Her gün Oda postasını almak, ve gönderilen postaları PTT’ye veya kargoya teslim etmek,
- Gelen Giden evrakların birimler arasında transferini gerçekleştirmek,
- Odamızın abone olduğu gazete ve dergilerin alınmasını sağlamak ve ilgili birimlere ulaştırmak,
- Meclis ve Yönetim Kurulu gündemlerini dağıtmak,
- Oda birimlerinin ihtiyacı doğrultusunda fotokopi çekmek ve ilgililere ulaştırmak,
- Oda sicil dosyalarını birimlerin ihtiyacına sunmak,
- Odanın kullandığı tüm servis ve alanların genel temizliğini, bakımını yapmak,
- Odamız salonlarında yapılan toplantıları kullanıcıların ihtiyacına sunmak,
- Hizmet binasının bakım ve tadil gerektiren eksiklerini tespit etmek ve gidermek sorun için dışardan mal veya hizmet alınması gerekiyorsa Genel Sekreterliğe bilgi vermek ve alımları takip etmek,
- Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak.
ARANAN NİTELİKLER:
- En az ilk öğretim mezunu olmak
- Takım çalışması ruhuna sahip olmak
- Planlama, organize etme, yürütme, takip etme, karar alma, sorun analizi
yönetimsel uygulamalar ve beşeri ilişkiler konularında bilgi ve yetenekli olmak
- Bilgisayar ve ofis programları kullanabilmek
Çayeli Ticaret ve Sanayi Odası İletişim Adresleri
Adres : Yenipazar mah.15 Temmuz Şehitler Meydanı
Belediye sitesi NoÇ1 Kat:3 Çayeli/ RİZE
Telefon : (90-464-532 75 10)
Faks : (90-464-532 14 70)
Web : www.çayelitso.org.tr
E-Posta : cayelitso@tobb.org.tr